Elemen Sistem

Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah system, yaitu:

·         Tujuan

·         Masukan

·         Keluaran

·         Proses

·         Mekanisme pengendalian

·         Umpan balik

Selain itu, system juga berinteraksi dengan lingkungan dan memiliki batas. Gambar berikut memperlihatkan hubungan antar elemen dan juga kaitannya dengan lingkungan.

1)        Tujuan

       Setiap sistem memiliki tujuan (goal), entah hanya satu atau mungkin banyak. Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali. Tentu saja, tujuan antara satu sistem dengan sistem lain berbeda-beda.

       Begitu pula yang berlaku pada sistem informasi. Setiap sistem informasi memiliki suatu tujuan, tetapi dengan tujuan yang berbeda-beda. Walaupun begitu, tujuan utama yang umum ada tiga macam (Hall, 2001), yaitu:

§  Untuk mendukung fungsi kepengurusan manajemen

§  Untuk mendukng pengambilan keputusan manajemen, dan

§  Untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan.

Secara lebih spesifik, tujuan sistem informasi bergantung pada kegiatan yang ditangani. Namun, kecenderungan penggunaan sistem informasi lebih ditujukan pada usaha menuju keunggulan kompetitif, yang artinya mampu bersaing dan mengungguli pesaing. Pada pasar swalayan tujuan sistem informasi untuk mengurangi antrian (karena pemasukan data dapat dilakukan dengancepat oleh kasir melalui pembacaan barcode), meningkatkan keakurasian dan sekaligus pelayanan kepada pelanggan, serta mempercepat pemantauan terhadap sediaan barang. Pada bank, sistem informasi ditujukan untuk meningkatkan kepuasan nasabah. Misalnya, nasabah dipermudah dalam memperoleh informasi tabungan melalui fasilitas telepon, mengambil uang di counter-counter ATM, dan melakukan transfer via internet. Perusahaan buku online dapat membantu pembeli untuk mendapatkan buku-buku yang diperlukan dengan mudah dan sekaligus dapat mengurangi biaya operasional karena tidak perlu menyediakan took atau ruang pameran secara fisik.

2)        Masukan

       Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan untuk diproses. Masukan dapat berupa hal-hal berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak. Contoh masukan yang berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya permintaan jasa dari pelanggan).

       Pada sistem informasi, masukan dapat berupa data transaksi dan datanon-transaksi (misalnya surat pemberitahuan), serta instruksi.

3)        Keluaran

       Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan dan sebagainya.

4)        Proses

       Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna, misalnya berupa informasi dan produk, tetapi bisa juga berupa hal-hal yang tidak berguna, misalnya sisa pembuangan dan limbah. Pada pabrik kimia, proses dapat berupa pemanasan bahan mentah. Pada rumah sakit, proses dapat berupa aktivitas pembedahan pasien.

       Pada sistem informasi, proses dapat berupa suatu tindakan yang bermacam-macam. Meringkas data, melakukan perhitungan, dan mengurutkan data merupakan beberapa contoh proses.

5)        Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik

       Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan. Dalam bentuk yang sederhana, dilakukan perbandingan antara keluaran sistem dan keluaran ayng dikehendaki ( standar). Jika terdapat penyimpangan, maka akan dilakukan pengiriman masukan untuk melakukan penyesuaian terhadap proses supayakeluaran berikutnya mendekati standar. Bila penyebab penyimpangan terjadi pada proses, maka prosesnyalah yang diperbaiki. Pada sistem informasi, cara yang pertama dapat memberikan masukan pada setiap individu atau memberikan ringkasan kinerja terakhir untuk kegiatan manajemen. Adapun hal terakhir sering terjadi pada sistem informasi karena program komputernylah yang salah atau keluarannya dikehendaki untuh diubah.

       Umpan balik seperti yang diutarakan didepan, yaitu menyesuaikan penyimpangan terhadap standar biasa disebut umpan balik negative (Negative Feedback).

       Contoh penerapan umpan balik negative yaitu penerapan thermostat pada sistem pendingin (AC). Alat inilah yang berfungsi mengontrol agar suhu ruangan sesuai dengan yang diinginkan pemakai. Pengontrolan suhu dilakukan dengan menggunakan sensor. Diagram berikut memperlihatkan cara pengendaliannya.

            Selain denganmenggunsksn umpan balik negative, pengendalian juga bisa memakai umpan balik positif (positive Feedback) atau sering kali disebut umpan maju (feedforward). Pada sistem ini, pengendalian dimaksudkan untuk menambah kekuatan atau mendorong proses supaya memberikan hasil yang lebih baik, tanpa harus menunggu terjadinya penyimpangan. Umpan maju biasa digunakan untuk suatu sistem yang mencegah terjadinya penyimpangan yang besar. Contoh penerapannya yaitu pada sistem perencanaan kas (Jogiyanto, 2000). Pada sistem ini umpan maju diwujudkan dengan melakukan peramalan arus saldo kas di masa mendatang dengan membuat sistem anggaran kas.